Aprobarea documentelor
Aprobarea documentului este un mod special de a introduce documentul în vigoare, care autorizează distribuția acesteia la un anumit număr de organizații, funcționari și cetățeni (sub-clauza. 2.3.2.4 GDLN [1]).
GDLN declară că aprobarea documentului se poate face prin:
- aprobare claviatură;
- emiterea unui document administrativ corespunzător (sub-clauza. 2.3.2.4).
În anumite cazuri prevăzute de lege, declarația poate fi făcută și alte documente.
Ambele metode au declarații aceeași forță juridică, dar care unul pentru a alege?
Aprobarea documentului prin emiterea unui document administrativ
Acest tip de declarație este utilizat în cazul în care instrucțiunile și explicații suplimentare. De exemplu, de ordinul aprobat printr-un regulament. În orice companie va avea nevoie de timp pentru a aduce această ordine și, în consecință, a Regulilor în atenția angajaților, precum și să se familiarizeze cu aceste reguli. Prin urmare, data semnării ordinului și aprobarea și punerea în aplicare a regulamentelor poate fi diferită, ceea ce se reflectă în ordinea.
De asemenea, în ordinea indicată lista personalului în atenția care ar trebui să fie adus ordine și reglementări, precum și perioada în care trebuie să fie făcut. Acesta este motivul pentru aprobarea ordinului prin emiterea de acte administrative este deosebit de important pentru companiile care au o rețea de sucursale bine dezvoltate. Ordinea Numele de obicei specificat lucrătorilor care controlează executarea ordinului. În cazul în care un astfel de limbaj este absent, ordinea de executare a controlului pe care un lucrător care a semnat ordinul.
Astfel, publicarea documentului administrativ pentru aprobarea oricărui document nu este numai pentru a da explicațiile necesare, dar, de asemenea, reglementează activitatea, nu se referă la documentul aprobat, și cum să îl introducă în acțiune mai eficientă.
În practică, documentele pot fi aprobate prin ordin, de guvernământ, decizie, cel puțin - protocolul.
Procedura de aprobare a documentului de către un alt document
Trebuie să se pregătească mai întâi un document (de exemplu, un ordin), care va fi aprobată de către un alt document (de exemplu, reguli) (exemplul 1).
Ordin privind aprobarea Regulamentului
Open Joint Stock Company "Everest"
Regulamentele cu privire la locul de muncă
creanțe
Pentru a îmbunătăți serviciul clienți al SA „Everest“ (în continuare - Societatea), precum și pentru a monitoriza starea creanțelor
2. Șeful Secretariatului Markina AP familiarizați cu ordinea prezentă a angajaților Companiei, în conformitate cu mail-registru în termen de trei zile lucrătoare de la data semnării ordinului.
3. Aplicarea prezentului ordin este directorul comercial Poroshina AM
Volkov, director general GV Volkov
După pregătirea documentului de aprobare trebuie să fie completat în gât de omologare anexă.
3.16. [...] La aprobarea documentului de către mai mulți oficiali de la încheierea acestora este pus pe același nivel.
În aprobarea ordinelor de documente, decizii, ordine, declarațiile de protocol Gâtul constă din cuvântul APROBAT (aprobat, adoptat sau aprobat), numele aprobatorul documentului, în cazul instrumentala, numerele sale de date. De exemplu:
adunarea generală
aprobarea Grif a documentului în colțul din dreapta sus al documentului.
În exemplul nostru, aprobarea vulturului Regulamentului privind conturile de primit ar arata astfel:
ordinul SA „Everest“
3.21. [...] În anexa la documentele administrative (decrete, ordine, regulamente, reguli, instrucțiuni, regulamente, decizii), primul dintre frunzele sale în colțul din dreapta sus al scrierii „numărul cererii» din denumirea documentului administrativ, data și numărul de înregistrare, de exemplu:
Rosarkhiv la comanda
Permis expresia „Anexa numărul» tipărite cu litere majuscule, precum și centrul este o expresie a numărului nume de document, data de înregistrare și în ceea ce privește cea mai lungă linie, de exemplu:
la Ministerul Sănătății a ordinelor Romania
În exemplul nostru ar arăta astfel:
la ordinul „Everest“
Ordinul SA „Everest“
Acest design de omologare vulturului variantă și aplicarea ridică multe întrebări printre experți.
• referire la natura anexelor la ordinele, regulile, instrucțiunile, regulamentele, planuri, programe, contracte și alte documente cu privire la marca de aplicare este ștanțat pe cererea pentru prima foaie de pe partea din dreapta sus. În cazul în care mai multe aplicații, acestea sunt numerotate (Anexa № 1 Anexa № 2). Dacă o aplicație, nu este numerotat. Marca cererii indică numele principalului tip de document, data și numărul:
la ordinul SA „Calea de Nord“
(. Regulamente, reguli, instrucțiuni, regulamente, etc.) • Dacă cererea la documentul (de exemplu, la comanda) este aprobat de documentul în colțul din dreapta sus este ștanțat pe cererea de mai jos - documentul de omologare Vulture, de exemplu:
În acest exemplu, având în vedere că o singură cerere, formularea este următoarea:
ordinul SA „Everest“
Vă recomandăm să utilizați această opțiune ca mai rațională, dar odată ce observăm: pentru ca întreprinderile să facă această versiune a reglementărilor, este necesar să se stabilească în Instrucțiunea cu privire la birou.
Aprobarea documentului de către un funcționar (funcționari)
3.16. [...] La aprobarea gâtului documentului de aprobare document oficial ar trebui să conțină cuvântul APROBAT (fără ghilimele), numele persoanei de aprobare a documentului, semnătura sa, inițialele, prenumele și data aprobării, de exemplu:
Președinte al SA „Rostekstil“
semnătură personală VA Stepanov
popi permise „aprobarea Grif a documentului“ alinia elemente cu privire la cea mai lungă linie, de exemplu:
SA "Electronic Technology"
semnătură personală LV Kuznetsov
La aprobarea documentului de către mai mulți oficiali de la încheierea acestora este pus pe același nivel.
Ce documente sunt supuse aprobării?
Fiecare organizație trebuie să fie o listă de documente care urmează să fie aprobate. O astfel de listă ar putea fi incluse în tabelul de forme unificate de documente sau Instrucțiunea cu privire la organizarea de birou la locul de muncă.
Lista indicativă a documentelor care urmează să fie aprobate
(Fapte inspecții și audituri, care primesc proiectele de construcții finalizate, echipamente, expertize, cazuri de transmitere, lichidarea organizații, instituții, întreprinderi, etc.)
(Pentru Atributii proiectarea de obiecte, facilități tehnice, construcții de capital, pentru a desfășura activități de cercetare, proiectare și inginerie de muncă, tehnice, etc.)
Instrucțiuni (reguli) (ofițeri, de gestionare a înregistrărilor, de siguranță, regulamentele interne ale muncii etc.)
Standarde (costuri de materii prime, materiale, energie electrică, proces de proiectare, numărul de angajați, etc.)
Rapoarte (pe activități productive, excursii, lucrări de cercetare nauchno0, etc.)
Lista (locuri de muncă lucrătorilor cu ore de lucru neregulate, companiile care fac obiectul unor scutiri, standardul de materiale documentare generate în activitățile ministerelor și altor organizații, cu indicarea perioadei de depozitare a materialelor, etc.).
Planuri (industria prelucrătoare, construcții, instalare, proiectare și lucrări de studiu și de cercetare, introducerea de noi tehnologii, livrări de cooperare a produselor; de distribuție a produselor în conformitate cu nomenclatura stabilită, veniturile pe locuințe și comunale reparații, lucrări de bord, consiliul științific și tehnic al Consiliului Academic, etc. .d.)
Poziția (privind organizarea subdiviziune structurală a bonusurilor, etc.)
Personal și modificările aduse acestora
Baza pentru întocmirea listei de documente care necesită aprobare sunt reglementările legislative și departamentale de stabilire de aprobare a procedurii obligatorie a anumitor documente. Mai mult decât atât, legislația se pot referi nu numai documentele organizatorice și administrative, care înregistrează deciziile de probleme administrative și organizatorice, precum și aspecte legate de cooperare, securitate și reglementarea activității guvernului organismelor din România, entități din România, guvernele locale, organizații, întreprinderi și persoane fizice, indiferent de forma lor proprietate, dar, de asemenea, alte tipuri de documente.
Deci, o mulțime de atenție în pregătirea listei de documente care necesită aprobare trebuie să primească documente contabile primare. Toate tranzacțiile comerciale efectuate de societate, se va face documente justificative. Aceste documente servesc ca documentele contabile primare, pe baza cărora, și contabilitate.
Lista indicativă a documentelor sursă care necesită aprobare
Numele documentului necesită aprobare
• № T-7 "programul de vacanță";
• numărul de T-73 „Actul de recepție a lucrărilor efectuate în temeiul unor contracte pe durată determinată încheiat pe durata unui anumit loc de muncă.“
• numărul OS-1 „Actul de acceptare-transfer al mijloacelor fixe (cu excepția clădirilor și structurilor),“;
• numărul OS-1a "Actul de acceptare-transfer al clădirii (construcție)";
• Numărul OS-1b „Actul de recepție-transmisie a grupurilor de active fixe (cu excepția clădirilor și structurilor),“;
• numărul OS-4 „Legea privind anularea imobilizărilor corporale (cu excepția vehiculelor)“;
• Numărul OS-4a „Legea privind scrierea pe vehicule“;
• Numărul OC-4B „Legea privind scrierea pe grupe de imobilizări corporale (cu excepția vehiculelor)“;
• Numărul de OC-14, "Actul de admitere (admitere) echipamente"
Numărul AO-1 "Raport Advance"
• numărul de KM-3 „Legea privind restituirea sumelor de bani pentru a cumpărătorilor (clienților) pe bonuri de numerar neutilizate“
• Numărul TORG-1 „Actul de acceptare a mărfurilor“;
• № TORG 2 „Actul diferenței constatate în cantitate și calitate la acceptarea inventarului“;
• Numărul TORG-4 „Actul de acceptare a bunurilor primite fără furnizor de cont“;
• № TORG-5 „Legea privind detașarea containerelor care nu sunt enumerate pe factură furnizor“;
• numărul TORG-6 "Act container văl";
• Numărul TORG-15 „Actul de daune, lupta, resturi de bunuri materiale“;
• Numărul TORG-16 "Legea privind scris off bunuri";
• Numărul TORG-20 "Act din partea podsortirovke, reambalarea mărfurilor";
• numărul TORG-21 „Act pe peretele (sortare) a fructelor și legumelor“;
• numărul TORG-22 „Legea privind inspecția de control (eșantionare) de ouă“
Formele unificate ale înregistrărilor primare aplicabile persoanelor juridice de toate formele de proprietate, care operează pe teritoriul România (cu excepția instituțiilor de credit și a instituțiilor bugetare).
În plus, trebuie remarcat faptul că, în întocmirea listei de documente care necesită aprobare, o mare importanță este forma juridică a persoanei juridice, în calitate de legile care reglementează forma organizatorică și juridică specifică persoanei juridice, inclusiv cerințele privind aprobarea anumitor documente (de obicei în ele o listă de documente), de exemplu:.
„Cu privire la societățile pe acțiuni“
1. La Adunarea Generala a Actionarilor sunt după cum urmează:
[...] 10) aprobarea auditorului societății;
[...] 19) aprobarea documentelor interne care reglementează activitățile societății ...
1. [...] Competența Consiliului de administrație (Consiliul de Supraveghere) al Societății includ următoarele aspecte:
[...] 3) aprobarea ordinii de zi a Adunarii Generale a Actionarilor;
[...] 13) aprobarea documentelor interne ale Societății, cu excepția documentelor interne care urmează să fie aprobată de Legea federală la adunarea generală a acționarilor, precum și alte documente interne ale Companiei care urmează să fie aprobat de statutul societății în competența organelor executive ale companiei ...
„Pe Limited societăți cu răspundere“
[...] 2.1. [...] Statutul societății poate prevedea că competența consiliului de administrație (Consiliul de Supraveghere) sunt:
[...] 6) aprobarea sau acceptarea documentelor care reglementează organizarea de activități ale companiei (documente interne) ...
1. La adunarea generală a Societății de competență includ:
[...] 6) aprobarea rapoartelor anuale și bilanțurile anuale;
[...] 12) numirea unei comisii de lichidare și aprobarea bilanțurilor de lichidare ...
„Pe de stat și municipale întreprinderi unitare“
1. Proprietarul proprietatea unei întreprinderi unitare:
5) decide cu privire la reorganizarea sau lichidarea întreprinderilor unitare în modul stabilit de lege, numește o comisie de lichidare și aprobă bilanțurile de lichidare întreprindere unitară;
[...] 12) susține indicatori de eficiență economică a activității întreprinderilor unitare și să supravegheze punerea în aplicare a acestora.
Documentul urmează să fie aprobat de către un funcționar, persoana trebuie să aibă dreptul de aprobare (semnătura) a documentului.
Ca regulă generală, în conformitate cu documentele constitutive ale dreptului de a semna și de a aproba toate documentele organizației este organul executiv unic - Chief Executive Officer (CEO, președinte). În unele cazuri, în documentele de constituire pot fi enumerate ca directori, care pot, de asemenea, semnează și aproba documente, împreună cu organul executiv unic. În practică, astfel de variante sunt rare. Practic, dreptul de a semna și de a aproba orice documente (cu excepția documentelor referitoare la dreptul muncii) este delegată pe baza unui ordin separat pentru dreptul de a semna un anumit funcționar sau fix, în ordinea de alocare a responsabilităților, care include nu numai puterile liderilor individuali, dar și documentele pe care le pot semneze și să aprobe, în cadrul competențelor sale.
[1] Sistemul de stat de gestionare a înregistrărilor. Principalele prevederi. Cerințe generale pentru documente și servicii de asistență de documentare (aprobate de Colegiul URSS Glavarhiva 27.04.1988; Glavarhiva ordin al URSS din numărul 25.05.1988 33).
